Performance Point Server 2007

Betere prestaties die aansluiten bij de strategische doelstellingen; dat is wat elke ondernemer wil bereiken. Dus dat geldt waarschijnlijk ook voor u. U wilt dat alle medewerkers in uw bedrijf precies weten welke doelen het bedrijf voor ogen heeft en u wilt weten of ze daar ook naar handelen. Daarvoor heeft Microsoft nu de perfecte applicatie: Performance Point Server 2007.

Een applicatie die ervoor zorgt dat alle informatie via het bekende Office-programma in de hele organisatie beschikbaar is. Op die manier weten alle medewerkers precies welke factoren hun prestaties beïnvloeden en zo kunnen ze hun eigen scorecards beheren. Kortom, Performance Point Server 2007 geeft alle medewerkers in uw bedrijf inzicht in de informatiestroom en stelt ze in staat beter samen te werken en beslissingen te nemen. En dat betekent dat het bereiken van de doelstellingen een stuk eenvoudiger wordt. Waar vroeger de capaciteit van de hardware een limiet vormde, ligt de uitdaging er nu in te beoordelen welke data relevant zijn. Bovendien moeten data steeds vaker gemeenschappelijk worden geïnterpreteerd. Voor ondernemingen is het van groot belang dat de activiteiten en werkzaamheden van de medewerkers bijdragen aan het behalen van de doelstellingen. Complexe informatiestromen en uiteenlopende gegevensbronnen maken het overzicht er niet eenvoudiger op.

Performance Point Server 2007 speelt in op de toenemende behoefte aan inzicht in de bedrijfsresultaten en individuele prestaties. Met Performance Point Server 2007 krijgen medewerkers inzicht in voor hen relevante bedrijfsdoelstellingen. De gegevens worden in een vertrouwde, webgebaseerde omgeving gepresenteerd. Aan de hand van deze informatie wordt getoetst of de prestaties en resultaten overeenkomen met de opgelegde doelstellingen. 

Performance Point Server 2007 zorgt ervoor dat essentiële informatie niet meer blijft voorbehouden aan het topmanagement. Ook voor andere posities binnen de onderneming is relevante informatie opvraagbaar. Het voordeel hiervan is dat er snel kan worden ingespeeld op veranderingen en continu duidelijk is of er wordt voldaan aan de doelstellingen. Er kan hierdoor in een relatief vroeg stadium worden bijgestuurd, mocht de situatie hierom vragen. Het wordt voor een onderneming inzichtelijker hoe de zaken ervoor staan. Onderbuikgevoel of foute aannames maken plaats voor degelijk onderbouwde beslissingen. Met Performance Point Server 2007 kunnen relevante KPI's (Key Performance Indicators) worden gevisualiseerd via de vertrouwde omgeving van SharePoint. Op een 'dashboard' is in één oogopslag duidelijk hoe meetbare zaken zich ontwikkelen. De oplossing bestaat uit twee componenten.Ten eerste is er de servercomponent, waardoor wordt aangegeven in welke bronnen de gewenste informatie kan worden gevonden.

Met de Scorecard Builder wordt vervolgens de scorecard gebouwd. Scorecards kunnen zelf worden gebouwd door Business Process Managers. De IT-manager treedt in overleg met de business process manager of business decision maker en zij bepalen gezamenlijk welke KPI's worden gehanteerd. Hierdoor zorgt men ervoor dat de scorecards op de juiste aspecten meten en met de correcte data”, aldus Van der Meer. Gebleken is dat ondernemingen die reeds gebruikmaken van SharePoint Portal Server of Windows Sharepoint Servers, Performance Point Server 2007 eenvoudig en relatief snel in kunnen zetten op basis van de SharePoint-technologie. Al met al biedt Microsoft Performance PointServer 2007 de ideale oplossing om doelstellingen te communiceren, te corrigeren en te realiseren via de naadloze integratie van de budget-, planning- en analyseonderdelen van Performance Point Server. 

Het overzicht is rond
Door de combinatie van Scorecards, Analytics en Planning stelt PerformancePoint organisaties in staat om binnen iedere fase van de Planning en Control cyclus het onderliggende proces te automatiseren en beter te besturen. PerformancePoint bevat alle benodigde middelen die medewerkers in staat stellen te plannen, budgetteren, forecasten, consolideren en te rapporteren over financiële en operationele gegevens binnen een organisatie. En dat allemaal zonder enige automatiseringskennis.

Op basis van de eerder genoemde cyclus wordt een financiële planning opgezet (wat gaan we doen) en de bijbehorende (de-)centrale budgettering. Dit alles met als basis het financiële model van de organisatie: de organisatorische indeling, kostenplaatsen, de inkomsten, kostenfactoren en het business model. Vanuit transparantie geredeneerd moet dit een herleidbaar proces zijn dat eindigt in een geconsolideerde planning en begroting van de organisatie.
Dan ga je als organisatie ‘aan de slag’ en wil je weten hoe je ervoor staat. Dit kan op ieder moment inzichtelijk worden gemaakt met behulp van Business Scorecard Manager. Via een web-based interface kunnen gebruikers zelf gepersonaliseerde scorecards opstellen. De visualisatie op basis van een scorecard en onderliggende KPI’s stelt gebruikers in staat om juist die uitzonderingen te vinden die afwijken van een KPI. Met de Analytics module kan verder op gegevens worden ingezoomd.  Proclarity Analytics Server genereert namelijk complexe analyses en bijbehorende visualisaties. Deze al zeer rijke functionaliteit wordt nog verder uitgebreid en geïntegreerd in PerformancePoint.

Van co-worker tot Information Worker
De gestructureerde BI wereld stond veelal apart van de minder gestructureerde wereld waarin gebruikers Office documenten maken en met elkaar delen. Maar dit wordt nu anders. Het prettige aan het feit dat PerformancePoint software van Microsoft afkomstig is, is namelijk de integratie met de overige Office applicaties. Belangrijke cijfermatige gegevens? Die kunnen worden ontsloten via Excel. Rapporten? Die kunnen worden bewerkt in Word en opgeslagen binnen een SharePoint omgeving. Veranderingen in KPI’s? Door middel van een email in Outlook wordt men hiervan op de hoogte gebracht.

Vooral de combinatie van PerformancePoint en SharePoint stelt een gebruiker in staat al de gestructureerde processen rondom planning, forecasting, scorecarding en het analyseren van deze gegevens te integreren in een omgeving (SharePoint) waarin ook de benodigde procedurele en procesdocumenten zijn opgeslagen. Daar wordt gecommuniceerd over strategie, daar wordt de concurrentie geëvalueerd en daar is daadwerkelijk inzichtelijk gemaakt waar de organisatie voor staat. De twee werelden komen samen. En op deze manier verandert de manier van werken ten  van mensen niet drastisch. Nee, het voegt iets toe aan die manier van werken dat hen meer inzicht biedt in wat ze doen en waarom ze dat doen. Op die manier worden medewerkers uiteindelijk ‘Information Workers’.